Att anordna en konferens kräver planering för att den ska bli så lyckad som möjligt. Det allra första som bör göras är att bestämma målet med den. Det är viktigt att ha ett tydligt mål för att kunna uppnå önskat resultat, målet bör även förankras hos samtliga deltagare. Se även till att ha en budget för eventet, det gör det lättare att planera och är viktig att ha koll på då anläggning, boende och eventuella aktiviteter ska bokas.

Rätt datum och bra anläggning

Tänk på att inte lägga konferensen för när eller under en storhelg, liksom under skolornas lov eftersom det kan göra att många får svårt att delta. Så fort datumet för konferensen är bestämt kan det vara klokt att börja leta konferensanläggningar som uppfyller de krav och önskemål som finns. 

Stor eller liten lokal

Det är viktigt att titta på lokalerna anläggningen har att erbjuda. Det är inte bra att boka en för liten lokal eftersom det gör att det känns trång, instängt och leder till att luften i rummet blir dålig vilket i sin tur leder till trötthet och svårigheter att fokusera. Lokalen bör inte heller vara för stor eftersom det känns öde och kan påverka akustiken.

Känsla och placering

Atmosfären på en anläggning kan också ha stor påverkan på hur bra konferensen känns. Det är viktigt att anläggningen matchar den känsla som ni vill förmedla till deltagarna. Kontrollera även möjlighet till placering av deltagarna, är det viktigt att de sitter i så kallad biosittning så att samtliga är vända mot talaren eller ska det möbleras med öar för mindre grupparbeten och diskussioner?

Lägga konferensen i Malmö?

Folk Mat & Möten i centrala Malmö är en mångsidig konferensanläggning. De erbjuder nio olika salar i varierande storlek, från 15 kvadratmeter till 233 kvadratmeter som tar mellan 6-200 personer. Varje lokal har dessutom en unik inredning och idé för att locka fram kreativiteten hos varje deltagare.